Metodo di ottimizzazione del tempo
Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante.
Così diceva Eisenhower, generale e presidente degli Stati Uniti dal 1953 al 1961.
Questa frase si pone alla base del metodo di ottimizzazione del tempo che, prendendo spunto proprio da Eisenhower, prende il nome di Matrice di Eisenhower.
Tale modello di matrice sarà approfondita da Stephen Covey diventando così la Matrice di Covey.
Non esistono leggi matematiche da poter applicare per essere più produttivi
Non è il tempo il solo e principale fattore che dobbiamo gestire, ma dobbiamo gestire, soprattutto, noi stessi.
Pertanto per poterlo fare sarà necessario che la nostra mentalità cambi: non dobbiamo più dire “devo avere più tempo” ma “devo imparare a gestire meglio il tempo”; le ore che passiamo a lavoro sono, mediamente, le medesime e niente le potrà far aumentare.
La Matrice di Eisenhower serve proprio a questo, ordinare le nostre priorità separando ciò che è urgente da ciò che è superfluo, così facendo le attività da svolgere giornalmente potranno essere classificate in base all’urgenza e/o all’importanza.
Dobbiamo fare subito una distinzione, tra importante e urgente.
- Importante è un concetto estremamente soggettivo, ciò che è importante per qualcuno non lo è per qualcun altro
- Urgente è al contrario un concetto oggettivo poiché dipende strettamente al fattore tempo, è l’oggettività della situazione che genera l’urgenza
La Matrice ha una strutturata in 4 quadranti
Questi quadranti possono così essere divisi:
Urgente e Importante
Qui troviamo le azioni che non possono essere delegate e che hanno priorità di esecuzione. Se non svolte tali attività possono generare errori che non avremmo il tempo necessario per porvi rimedio.
Importante e Non urgente
Qui ritroviamo i progetti a medio e lungo termine da affrontare senza la pressione dell’urgenza.
Urgente e Non importante
Qui risiedono le attività che traggono in inganno perché considerate importanti in quanto urgenti. In realtà tali attività sono spesso delegabili.
Non importante e Non urgente
ritroviamo in questo quadrante attività banali o superflue.
Come base e punto di partenza è importante avere ben presenti i nostri impegni che possiamo quindi ordinare in base alle priorità, individuando in maniera accurata le scadenze.
Utilizzando tale matrice in ambito lavorativo sarà possibile pianificare con anticipo il lavoro da svolgere con dei benefici: riduzione dello stress, aumento della produttività grazie ad un piano di lavoro già pronto e più tempo libero per le tue passioni.
Anche la nostra azienda usa la matrice di Eisenhower per organizzare le attività da svolgere. Grazie ad essa il nostro team è in grado di comunicare tra i reparti in maniera più rapida ed efficiente, constatando la reale importanza dei compiti da svolgere senza stress né ansia da scadenze.
Partendo dalla consapevolezza, vissuta direttamente, che attività gestite in maniera caotica generano un caotico modo di pensare e organizzarsi che non porta benefici, ma solo risultati infruttuosi, ci siamo chiesti “possiamo cambiare le cose?”
Da qui la scintilla per una sfida innovativa: ridefinire il concetto di gestionale per crearne uno più fluido e dinamico, che permettesse di generare flussi di lavoro gestiti in maniera chiara e semplificata.
E Loonar è così. Un aiuto concreto, e sempre a portata di mano, per creare processi di valore, sempre e ovunque.
In un unico software la persona che lo utilizza avrà la piena gestione e il pieno controllo dell’ azienda e delle attività ad essa correlate, mantenendo così la concentrazione alta sulle priorità.
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