Tecnica del pomodoro e time management

Gestire il proprio tempo è impossibile.

Non perché siamo incapaci ma perché è il concetto dal quale partiamo che è sbagliato: non si gestisce il tempo, ma la modalità con la quale ci approcciamo alle attività da svolgere.

Gestire il tempo non è avere un’agenda ben organizzata o avere dei trucchetti per avere più tempo.

Gestire il tempo è soprattutto gestire la noia, lo scarso livello di concentrazione e l’ansia che svolgere alcune attività scatena.

Perdere tempo spesso ci aiuta a gestire questo insieme di emozioni negative.

Esistono però delle tecniche che ci possono venire in soccorso.

Alla fine degli anni ‘80 Francesco Cirillo, un giovane studente universitario, conclusa l’euforia iniziale del primo anno, si ritrovò in un periodo di poca produttività che a sua volta gli generava confusione.

Deciso perciò di cambiare prospettiva e di guardare gli altri, e soprattutto sé stesso, in maniera critica: come stava organizzando il suo tempo? Quale era il suo metodo di studio? E come interagiva con gli altri studenti?

Da queste osservazioni si rese conto che lo scarso livello di concentrazione e motivazione erano la base sulla quale si poggiava la sua confusione.

Cosa fare quindi? Scommettere con sé stessi. 

Riuscire in 10 minuti a ‘studiare bene’. Per cronometrarsi scelse il timer da cucina a forma di pomodoro.

Alla prima ovviamente perse la scommessa ma non si arrese, perché le scommesse con il proprio io sono quelle più motivanti e quelle che più odiamo perdere.

Con il suo timer iniziò a dedicarsi al miglioramento dei suoi processi di studio e, successivamente, al suo processo di lavoro, andando a risolvere problemi via via di maggior complessità, arrivando a comporre la Tecnica del Pomodoro.

Questa tecnica nasce con l’obiettivo di aiutare le persone a non considerare il tempo come un nemico, eliminando l’ansia che il suo scorrere genera soprattutto con l’avvicinarsi di scadenze scolastiche o lavorative.

Si ispira all’idea di time-boxing, tecnica secondo la quale, se una serie di attività vengono assegnate con un certo intervallo di tempo, la data di consegna di tali attività non dovrà mai essere cambiata.

Alla base della tecnica vi è un processo costituito da cinque fasi:

•  Pianificazione: ad inizio giornata si definisce le attività da svolgere
•  Rivelazione: si realizza durante l’arco dell’intera giornata con lo scopo di raccogliere i dati grezzi relativi allo sforzo prodotto
•  Registrazione: a fine giornate si raccolgono le relazioni quotidiane
•  Elaborazione: ha l’obiettivo di far diventare i dati grezzi informazioni
•  Visualizzazione: anche questa effettuata a fine giornata con lo scopo di presentare le informazioni in una modalità che aiuti l’osservazione e la scelta di azioni di miglioramento

Ma quali sono, nel concreto, gli obiettivi che andremo a raggiungere?

Cirillo ne identifica 8, in grado di fornire un semplice strumento per migliorare la propria produttività ed eventualmente del proprio team.

•  Riduzione dell’ansia
•  Aumento della concentrazione e della focalizzazione, riducendo le interferenze
•  Aumento della consapevolezza delle proprie decisioni
•  Aumento del livello di motivazione che tenderà a rimanere continuo
•  Aumento della determinazione verso il raggiungimento degli obiettivi prefissati
•  Miglior processo di stima, sia qualitativo che quantitativo
•  Miglioramento del proprio processo di studio o lavoro
•  Rafforzamento della volontà di proseguire ad applicarsi di fronte a situazioni complesse

Timer da cucina, fogli, uno per le ‘attività da realizzare oggi’, uno per il “magazzino delle attività” e uno per le “registrazioni”, e una matita sono gli oggetti sufficienti per realizzare la tecnica.

La procedura è semplice:

•  Scegliamo il compito dal nostro foglio ‘attività da realizzare oggi’
•  Prendiamo il timer e impostiamo 25 minuti di tempo
•  Lavoriamo per quei 25 minuti senza interruzioni
•  Finiti i 25 minuti concediamoci una pausa di 5 minuti
•  Terminata la pausa passiamo all’attività seguente e quindi ad un altro Pomodoro
•  Miglior processo di stima, sia qualitativo che quantitativo
•  Miglioramento del proprio processo di studio o lavoro
•  Continuiamo per 4 Pomodori al termine dei quali la pausa sarà di 20-30 minuti

Importante: il Pomodoro non lo si può interrompere prima dello scadere dei 25 minuti, il tempo deve essere visibile e non divisibile.

Nel caso in cui il Pomodoro venga interrotto è da considerarsi nullo.
Le interruzioni sono un aspetto spesso problematico da gestire, sia perché possono provenire dall’esterno, si perché, molto più spesso, provengono da noi stessi.

Avvertiamo sempre la necessità di fare altro, che sia bere, andare in bagno, fare una telefonata…

La nostra voglia di procrastinare è sempre presente e da qui la necessità di una strategia per ridurre le interruzioni, arrivando, per step, ad aumentare il numero di Pomodori realizzati senza interruzioni.

Terminata la pausa si passa ad un altro Pomodoro finché non abbiamo terminato le attività che avevamo scelto da svolgere durante la giornata.

Ogni quattro Pomodori si sospende l’attività e si fa una pausa dai 15 ai 30 minuti.

La pausa è l’occasione ideale per riorganizzare la mente in modo da affrontare al meglio il prossimo Pomodoro.

Applicare questa tecnica richiede tempi immediati; l’apprendimento completo invece può richiedere dai 7 ai 20 giorni di costante applicazione favorita spesso dall’uso in coppia o in team.

La durata del Pomodoro invece deve tener conto di due forze che, costantemente, devono essere tenute in equilibrio:

Il Pomodoro deve rappresentare sforzi continui

tenendo conto che non tutte le ore, le giornate, le settimane e i mesi sono i medesimi. Tempo inferiore a 10 minuti, seppur non interrotto, non risulta mai sufficiente come invece risulta ideale la mezz’ora.

Il Pomodoro deve favorire, concentrazione, lucidità e consapevolezza

Periodi tra i 20 e i 45 minuti di tempo, se seguiti da una pausa di 15 minuti, sono in grado di potenziare l’attività mentale e l’attenzione.

Ma perché questa tecnica può esserci d’aiuto?

Perché rappresenta un’astrazione di tempo capace di limitare il divenire dal quale il tempo finisce per dipendere.

Il divenire è un aspetto astratto del tempo che fa nascere l’abitudine di misurarlo in secondi, minuti e ore ed è ciò che genera ansia perché inafferrabile e indefinito.

Il passare del tempo verrà percepito in maniera positiva perché ogni Pomodoro rappresenterà un’occasione per migliorarsi e per migliorare i propri processi produttivi.

Le attività diverranno prevedibili e programmabili.

Applicando questa tecnica inoltre si imparerà anche a comprendere il valore del distacco. Distaccarsi però in maniera reale, non continuando a pensare all’attività da svolgere come spesso, sempre, succede.

Il distacco contribuisce anche al rispetto dell’orario e alla continuità, aiutandoci a conoscere il proprio tempo limite e il proprio passo.

La Tecnica del Pomodoro è un “qui ed ora” che ci guiderà verso una strategia concreta che non ci farà più sentire in balia del tempo.

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